株式会社フォーシーズ様の採用課題解決事例 - リクオプ

「現場の人材採用は"応募から一次対応までのリードタイム"（＝以下、リードタイム）がキーだ」。 人事本部室長の牧野様はそう確信し、店舗での応募者対応のスピードアップを目指して、 同リードタイムの計測と社内関係者への配信を、以前より定期的に行ってきました。 しかし、長らく数字は横ばいで、なかなか改善が見られなかったそうです。

そんな中迎えた、ある繁忙期明け。アルバイトが中々採れなくなりました。
「有料求人媒体の出稿状況やコスト面等も含め、店舗採用のあらゆる要素とデータを調べました。 すると、応募件数は悪くないのに、面接に至っていない。そして、やはりリードタイムが遅く、 特にFC店は高止まりの状態でした。」
現場では、人手不足からいよいよ現場の運営に差し支える状態に陥っていました。

状況に変化があったのは、それから約3か月後のことでした。

応募後対応リードタイムの重要さを伝え続けて、遂に結実

「電話応募の受付を効率化するために 応募者向けのコールセンターと面接設定機能（※）を導入したところ、 "面接を即決できるようになった"とSV（エリア管轄マネージャー）の間で評判になったのです。 それをきっかけに、特にFC店の意識が高まり、対応スピードに変化が現れ始めました。」

※応募者用コールセンターと面接設定機能
店長などが、面接可能なスケジュールを予めリクオプに「面接枠」として入力。 コールセンターオペレーターは、応募者の電話を受信次第、リクオプで面接枠を確かめながら、面接日時を即決できます。 この場合のリードタイムは「0分」。応募者のスピード対応、リードタイム短縮に即効性が期待できます。

現場（店舗・拠点）、本部、コールセンター、各者間で面接スケジュールを共有
電話応募受付コールセンターでの活用

続いて、FCオーナーに対してリクオプのアカウントを付与。 多くのオーナーは、応募通知メールを受信したらすぐに店長へ転送し、応募者の早期対応を促しています。

また、現場の採用関係者に、応募者対応が冗長な状態を"我が事"として捉えて改善に取り組んでもらえるようにと、定期配信のデータを工夫。 事業部毎、支部毎に集計値を分けて提示するようにしました｡
「応募者の初期対応のスピードアップに成功して面接を多数行っている部門と、そうでない部門が一目瞭然で分かるデータです。 これ以降、当事者意識をもってリードタイムに目を向けてもらえるようになりました。」

さらに約1ヶ月後に迎えたFCオーナーが集まる会議の場で、 牧野様は、応募受付コールセンターと面接設定機能の導入効果（平均リードタイムの短縮と面接設定率UP）について披露しました。 遂に、この頃から、リードタイムの大幅な短縮が数値として現れたのでした。

12時間以内対応を実現した店舗では採用率が10％以上もUP

「最新の計測結果では、FC店を含む全店での平均リードタイムが一気に12時間位まで短縮しました。 しかも、直営はもちろん全FC支部の応募者1次対応について"24時間以内完了"を達成できました。」
FC店での変化はそれだけではありませんでした。
「採用率についても10数％台から26～7％へ上昇しました。 FCオーナー様から大きな反響があり、今までよりも採れるようになったと、沢山のお声をいただいています。 "本部がサポートしますので一緒にやっていきましょう"という姿勢で促したことが良い結果に繋がったのかなと思います。
これまで時間を掛けてきて、今ようやく現場の意識が高まり、『応募があったらすぐ対応しなきゃ。』『4時間以内じゃなきゃ電話に出てもらえない。』 ...等という声が聞こえるようになったことが嬉しいです。」

面接に呼び込むには「4時間以内」が必須条件

牧野様によるリードタイム短縮のための取り組みは、２年に渡った。 今に至るまで、大切にしたことは何でしょうか。
「確実にスピードアップしていくために、まずは応募後24時間以内対応を目標にしました。 面接設定率が高いのは応募後4時間まで とデータに出ています（※）が、当時の状況では、いきなりその目標は目指せなかった。 当社の場合、まずは『1日以内なら実現できるはず』という共通認識を前提に、目標を24時間にして、関係者へ伝え続けました。」

「また、リードタイム短縮を呼びかける時は、必ず 具体的なデータや根拠を伴って話しました。 そして、『継続して伝え続ける力』と、相手に響く一生懸命さが必要だと思っています。 やはり採用担当者としては、採用に本気で取り組んでほしいから繰り返し伝えますし、 実際にこれらがないと、数字は一向に改善しないものです。」

今後、目指すところ

「当面は、このリードタイムを維持することが重要です。
実は採用単価はこの2年の間に上昇してしまいましたが、リードタイムと採用率の改善を通して、もっと落とせると見込んでいます。」

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